Cuando estar ocupado se convierte en el trabajo

Cuando estar ocupado se convierte en el trabajo

Hay personas que parecen estar siempre ocupadas.

Caminan deprisa. Hablan deprisa. Van de una reunión a otra. Siempre tienen algo urgente que resolver.

Y, de alguna manera, esa actividad constante termina convirtiéndose en una demostración de compromiso.

Durante mi carrera conocí a un gerente que parecía vivir así.

Siempre estaba corriendo.

Recuerdo una conversación que, con algunas variaciones, se repetía con frecuencia.

—¿Tienes un momento?

—Sí, claro. Camina conmigo, voy al taller.

—Pero solo necesito un minuto.

—Entonces acompáñame.

No era necesariamente una mala persona ni un mal gerente. Pero parecía que detenerse unos minutos era algo que simplemente no podía permitirse.

Y hasta donde he podido observar, esa conducta no es precisamente excepcional.

Con el tiempo, algunas organizaciones desarrollan una cultura en la que estar ocupado se confunde con estar haciendo un buen trabajo.

Lo curioso es que yo había aprendido algo diferente mucho antes de conocer formalmente el Toyota Production System.

Mi padre me había enseñado, sin llamarlo TPS, a preparar el trabajo, anticipar necesidades y evitar esfuerzos innecesarios.

No se trataba de trabajar menos por comodidad.

Se trataba de trabajar mejor.

Cuando tenía reuniones de negociación con proveedores, por ejemplo, no esperaba hasta la mañana siguiente para preparar la información.

Al terminar la jornada anterior, los reportes necesarios ya estaban impresos, revisados y con los puntos importantes destacados.

Las tareas que podían adelantarse estaban terminadas.

La reunión del día siguiente no comenzaba con una carrera para reunir información. Comenzaba con la información disponible para tomar decisiones.

Para mí, aquello era simplemente una manera lógica de trabajar.

Pero no todas las organizaciones lo interpretaban así.

En otra etapa de mi carrera, perdí un empleo.

Mis evaluaciones de desempeño eran excelentes. Mi trabajo estaba terminado y mis resultados eran buenos.

Sin embargo, había un problema.

Yo salía a las seis de la tarde.

La hora oficial de salida.

En aquella organización, muchas personas permanecían hasta las siete o incluso más tarde.

Y, aparentemente, salir a la hora establecida podía interpretarse como una falta de compromiso.

No importaba demasiado que el trabajo estuviera bien hecho.

Importaba que yo no pareciera estar trabajando tanto como los demás.

Aquella experiencia me dejó una pregunta que todavía considero relevante:

¿En qué momento empezamos a medir el compromiso por el tiempo que alguien permanece ocupado, en lugar de por el valor de su trabajo?

Esto me recuerda una vieja caricatura.

Unos hombres prehistóricos arrastran una pesada carreta con ruedas cuadradas. Alguien se acerca para ofrecerles ruedas redondas.

Pero ellos responden que no tienen tiempo para escuchar la propuesta.

Están demasiado ocupados empujando.

La caricatura es divertida porque resulta absurda.

Hasta que reconocemos cuántas veces hacemos exactamente lo mismo.

Corremos de una reunión a otra, pero no cuestionamos por qué necesitamos tantas reuniones.

Preparamos reportes una y otra vez, pero no preguntamos si alguien realmente los utiliza.

Resolvemos las mismas urgencias todos los días, pero no encontramos tiempo para comprender por qué siguen ocurriendo.

Y cuando alguien propone detenernos a mejorar la manera de trabajar, respondemos:

«Ahora no. Estamos demasiado ocupados».

En TPS, mejorar no significa simplemente hacer las mismas cosas más rápido.

Significa observar el trabajo, identificar lo que dificulta realizarlo correctamente y desarrollar mejores maneras de hacerlo.

La preparación, los estándares y la anticipación no existen para llenar de actividades nuestra jornada.

Existen para permitirnos trabajar con menos interrupciones, menos desperdicio y mejores resultados.

Y también para disponer de tiempo para pensar.

Porque estar ocupado no es lo mismo que ser productivo.

Correr no significa necesariamente avanzar.

Y terminar agotados no demuestra que hayamos creado más valor.

A veces, una persona que termina su trabajo a tiempo no necesita más responsabilidades.

Tal vez tiene algo que enseñarnos sobre cómo está haciendo su trabajo.

Quizá deberíamos sentir más curiosidad por quienes logran buenos resultados sin vivir permanentemente apagando incendios.

Y menos admiración automática por quienes parecen estar siempre corriendo.

Una organización no debería necesitar personas permanentemente ocupadas para demostrar que está funcionando bien.

Debería desarrollar sistemas que permitan a las personas hacer bien su trabajo, aprender y mejorar.

Porque cuando estar ocupado se convierte en el trabajo, mejorar empieza a parecer una pérdida de tiempo.

Y ese puede ser uno de los desperdicios más difíciles de reconocer.